Per le aziende Automazioni Studi legali

Le PEC di cancelleria diventano termini calcolati da un programma.

I documenti che i clienti mandano su WhatsApp finiscono da soli nella pratica giusta. I clienti ricevono gli aggiornamenti sulla loro pratica senza dover telefonare allo studio. I messaggi ai clienti, i preventivi e ogni termine li confermate voi, nel riepilogo di ogni giorno alle 18. I promemoria dei documenti, invece, partono da soli con un testo che approvate una volta.

Come funziona, in uno schema

Tre strade che lavorano insieme, dentro Claude o ChatGPT. Su ognuna c’è un controllo che un programma può bocciare. Si firma in un punto solo.

Controllo che un programma può bocciare Il punto in cui firmate Le vostre correzioni diventano regole

Il problema

I clienti mandano documenti e vocali su WhatsApp, al telefono di chi li riceve: per ritrovarli bisogna scorrere le chat. I termini passano da una persona sola, che legge la PEC, conta i giorni e se li segna. Basta una settimana pesante e una data scivola.

I sei passi

01
WhatsApp: ogni messaggio finisce nella pratica giusta

Cosa succede
I clienti continuano a scrivere sul solito numero dello studio: documenti, foto, vocali, note. Il sistema riconosce chi scrive e a quale pratica si riferisce, salva il file nella cartella della pratica con un nome chiaro e trascrive i vocali. Le note finiscono nel diario della pratica.

Con cosa
L’app WhatsApp Business che usate già, collegata a un fornitore ufficiale. Claude o ChatGPT per capire che documento è, ElevenLabs per i vocali.

Il controllo
Il cliente lo riconosce il programma, dal numero in rubrica. Se il numero è sconosciuto o il cliente ha più pratiche aperte, il sistema propone l’abbinamento ma aspetta il vostro sì. Le foto mandate due volte vengono scartate.

Dove si ferma
Un messaggio non abbinato resta nel riepilogo per 3 giorni, poi viene segnato in rosso.
02
Il cliente nuovo racconta, il fascicolo si scrive

Cosa succede
Il cliente nuovo manda un vocale o un messaggio con la sua storia. Il sistema prepara la scheda per la prima consulenza: i fatti in ordine di data, la controparte, i documenti che serviranno, le date da verificare e al massimo cinque domande da fare.

Con cosa
ElevenLabs per la trascrizione, Claude o ChatGPT per la scheda.

Il controllo
Ogni data scritta nella scheda deve comparire nel racconto del cliente. Se manca un’informazione, nella scheda c’è scritto «non detto».

Dove si ferma
Un solo nuovo tentativo. Se il controllo boccia ancora, la scheda arriva con la riga segnata in rosso.
03
La PEC del tribunale diventa un termine in calendario

Cosa succede
Il sistema legge le PEC e riconosce le comunicazioni di cancelleria e le notifiche: tipo di atto, ufficio, numero di ruolo, date. Il termine lo calcola un programma, con le regole del codice di procedura.

Con cosa
L’inoltro della PEC alla casella email dello studio, Claude o ChatGPT per la lettura, il calcolatore dei termini per la data.

Il controllo
Due controlli. Le date lette devono comparire nel testo della PEC. La scadenza calcolata dal programma (giorno iniziale escluso, festivi, sabato, sospensione di agosto) deve coincidere con quella letta dall’AI: se non coincidono, il termine va in calendario in rosso con tutte e due le date.

Dove si ferma
Il termine entra subito in calendario come «da confermare», con gli avvisi a 30, 7 e 1 giorno. Nessun termine si cancella da solo.
04
Documenti mancanti e fondo spese, senza rincorrere nessuno

Cosa succede
Per ogni tipo di pratica c’è la lista dei documenti. Il sistema sa cosa è già arrivato su WhatsApp e chiede solo quello che manca. Il preventivo parte con il link di pagamento: la pratica si apre quando il fondo spese è pagato.

Con cosa
WhatsApp o email per i promemoria, Stripe per il pagamento.

Il controllo
La lista la spunta il programma, documento per documento. Il pagamento lo conferma Stripe, non un messaggio del cliente.

Dove si ferma
Due promemoria, dopo 3 e dopo 7 giorni. Poi la pratica passa alla segreteria.
05
Il cliente sa a che punto è

Cosa succede
Quando la pratica si muove, il sistema scrive l’aggiornamento in italiano semplice, in cinque righe al massimo: cosa è successo, la prossima data, se il cliente deve fare qualcosa. Arriva sul canale che il cliente usa.

Con cosa
Claude o ChatGPT per il testo, WhatsApp o email per l’invio.

Il controllo
Ogni data del messaggio deve essere nella pratica. Le frasi su come andrà la causa vengono bloccate prima di arrivare a voi. Oltre le 24 ore dall’ultimo messaggio del cliente, WhatsApp accetta solo i testi approvati da Meta: il programma sceglie quello giusto.

Dove si ferma
Nessun messaggio parte senza il vostro sì.
06
Il riepilogo delle 18

Cosa succede
Ogni giorno alle 18 arriva una mail sola: i termini da confermare, i messaggi per i clienti, i preventivi pronti, i messaggi da abbinare. Rispondete «sì» riga per riga e partono solo quelli approvati.

Con cosa
La vostra email.

Il controllo
Se correggete un termine, un messaggio o un abbinamento, la correzione entra nelle regole dello studio e il sistema la usa dalla volta dopo.

Dove si ferma
Senza risposta non parte niente. I termini restano in calendario con i loro avvisi.

Cosa firmate voi, cosa va da solo

Firmate voi, nel riepilogo delle 18

I messaggi ai clienti
I preventivi e i link di pagamento
La conferma di ogni termine
Gli abbinamenti incerti: numeri sconosciuti, clienti con più pratiche

Va da solo

Messaggi e documenti WhatsApp dei clienti noti, archiviati nella pratica
Lettura delle PEC e calcolo dei termini
Termini in calendario con gli avvisi
Schede dei clienti nuovi
Promemoria dei documenti, con un testo che approvate una volta

Cosa c’è nel pacchetto

Tutto quello che serve per installarlo da soli, senza consulenze.

Lo schema
Il flusso completo, da mostrare anche a chi lavora con voi.
La skill per Claude o ChatGPT
Le istruzioni del flusso e i controlli in codice, in una cartella da caricare nel vostro assistente.
Il calcolatore dei termini
Il programma che conta i giorni, con i casi di prova: agosto, sabato, festivi, termini a ritroso.
Le attività programmate
Il testo pronto da incollare: un giro ogni ora e il riepilogo delle 18.
Messaggi e liste
I testi per i clienti, compresi quelli da far approvare a Meta, e la lista dei documenti per i tipi di pratica più comuni.
La guida di installazione
Passo per passo, scritta per chi non è tecnico, con dati finti per provare tutto prima di usarlo coi clienti.

Cosa vi serve

Account a nome dello studio. I costi degli strumenti sono a parte, a consumo o con abbonamento mensile. Niente server da gestire.

Pezzo	Strumento	A cosa serve
Assistente AI	Claude o ChatGPT, con un piano a pagamento	Fa girare il flusso, anche a computer spento
WhatsApp	L’app WhatsApp Business e un fornitore ufficiale con la coesistenza e il connettore per il vostro assistente. Con WhatsApp normale: l’esportazione delle chat	Il numero resta sul telefono, l’assistente legge gli stessi messaggi
Email	Gmail o Outlook, collegati all’assistente	Riceve le PEC inoltrate, manda il riepilogo
PEC	La casella PEC dello studio, con l’inoltro attivo verso l’email	Le comunicazioni del tribunale
Calendario	Google Calendar o Outlook	Termini e avvisi
Documenti	Google Drive o OneDrive	La cartella di ogni pratica
Trascrizione	ElevenLabs	I vocali dei clienti in testo
Pagamenti	Stripe	Il fondo spese

Domande

Posso continuare a usare WhatsApp sul telefono?

Sì. Con WhatsApp Business (gratis, stesso numero, le chat restano) e la coesistenza di Meta, l’assistente legge gli stessi messaggi del telefono in automatico. Con WhatsApp normale funziona lo stesso, con un gesto in più: esportate la chat del cliente nella cartella dello studio e il sistema la smista. Chat di gruppo e chiamate restano solo sul telefono.

Chi lo installa?

Voi, seguendo la guida: si carica la skill su Claude o ChatGPT, si collegano i connettori e si incollano le attività programmate. Nessun server da gestire.

Il termine lo decide il sistema?

No. Il sistema lo calcola, lo mette in calendario con gli avvisi e lo segna in rosso se qualcosa non torna. Lo confermate voi, sempre.

Dove stanno i dati dei clienti?

Nei vostri account: WhatsApp, email, calendario, cartelle. L’assistente li legge con i connettori del vostro piano Claude o ChatGPT.