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Il preventivo viene seguito fino alla firma del paziente.

Le richieste su WhatsApp diventano visite in agenda, con la caparra pagata. Il piano di cura che dettate diventa un preventivo con i prezzi del vostro listino. Se il paziente dice «ci penso», dopo 3 giorni trova le risposte alle domande più comuni nella sua area riservata. I richiami dell’igiene partono dopo 6 mesi, e i dati clinici restano nel vostro gestionale. Preventivi e richiami li approvate voi, nel riepilogo di ogni sera alle 19.

Come funziona, in uno schema

Tre strade che lavorano insieme, dentro Claude o ChatGPT. Su ognuna c’è un controllo che un programma può bocciare, compreso quello che tiene i dati clinici fuori da WhatsApp. Si firma in un punto solo.

Controllo che un programma può bocciare Il punto in cui firmate Le vostre correzioni diventano regole

Il problema

Il paziente esce dalla visita con un preventivo pieno di termini tecnici, dice «ci penso» e nessuno lo richiama: il preventivo finisce in un cassetto. Intanto le richieste su WhatsApp aspettano che la segreteria abbia un minuto, e i richiami dell’igiene si fanno quando qualcuno se ne ricorda.

I sei passi

01
WhatsApp: dalla richiesta alla visita in agenda

Cosa succede
Chi scrive al numero dello studio riceve subito il messaggio di benvenuto con il link per prenotare. Il sistema riconosce i pazienti già in cura, propone tre orari liberi della vostra agenda e, per la prima visita, manda il link della caparra.

Con cosa
L’app WhatsApp Business che usate già, collegata a un fornitore ufficiale. Claude o ChatGPT per capire cosa chiede il paziente, Stripe per la caparra.

Il controllo
Il paziente lo riconosce il programma, dal numero in rubrica. La visita è confermata solo quando Stripe registra il pagamento, non quando il paziente scrive «fatto». Se nel messaggio ci sono dati clinici, l’AI li riceve coperti e lavora solo sull’appuntamento.

Dove si ferma
Un promemoria dopo 24 ore. Senza pagamento, dopo 48 ore il posto torna libero.
02
Il piano che dettate diventa un preventivo chiaro

Cosa succede
Dopo la visita dettate il piano di cura in un vocale. Il sistema scrive il preventivo in italiano semplice, con al massimo due opzioni e il numero di sedute. I prezzi li prende un programma dal vostro listino.

Con cosa
Il registratore del telefono, ElevenLabs per la trascrizione, Claude o ChatGPT per il testo, il listino in un foglio.

Il controllo
Ogni voce deve esistere nel listino. Ogni importo scritto nel testo deve coincidere con quello calcolato dal programma, totale compreso. Le frasi che promettono risultati vengono bloccate.

Dove si ferma
Parte solo col vostro sì. Il paziente lo trova nell’area riservata o per email in un PDF protetto: su WhatsApp arriva solo l’avviso con il link.
03
Chi dice «ci penso» non viene dimenticato

Cosa succede
Se il preventivo non è accettato, dopo 3 giorni il paziente riceve un avviso: nella sua area riservata, accanto al preventivo, ci sono le risposte alle domande più comuni su quel trattamento, scritte una volta e approvate da voi. Dopo 14 giorni lo chiama la segreteria.

Con cosa
WhatsApp o email per l’avviso, Stripe per l’acconto.

Il controllo
Il preventivo risulta accettato solo quando Stripe registra l’acconto o la segreteria lo segna come firmato: un «ok» in chat non basta. L’avviso non nomina il trattamento, e un programma lo controlla.

Dove si ferma
Un avviso e una telefonata. Dopo 60 giorni il preventivo si chiude.
04
I richiami dell’igiene partono da soli

Cosa succede
Il sistema conta i mesi dall’ultima igiene di ogni paziente e, alla scadenza, prepara il richiamo con il link per prenotare. L’intervallo lo decidete voi paziente per paziente: 6 mesi se non indicate altro.

Con cosa
La vostra agenda, WhatsApp con un testo approvato da Meta oppure l’email.

Il controllo
Le date le calcola un programma, non l’AI. Il richiamo va solo a chi ha dato il consenso e non ha già un appuntamento.

Dove si ferma
L’elenco del giorno parte col vostro sì. Dopo due messaggi a 14 giorni di distanza, il nome passa alla segreteria.
05
Dopo la seduta, un grazie a tutti

Cosa succede
La sera ogni paziente del giorno riceve lo stesso messaggio: un grazie, il link per lasciare una recensione e la domanda «da 1 a 10, come vi siete trovati?». Chi risponde sotto 7 arriva a voi, per una telefonata.

Con cosa
WhatsApp o email, il profilo Google dello studio.

Il controllo
Il link alla recensione va a tutti, senza sconti o regali in cambio: un programma controlla che il testo sia uguale per ogni paziente.

Dove si ferma
Se la risposta non è un numero, l’AI non risponde: il messaggio arriva a voi.
06
Il riepilogo delle 19

Cosa succede
Ogni sera alle 19 arriva una mail sola: i preventivi da mandare, i messaggi per i pazienti, l’elenco dei richiami, le caparre da restituire, gli allegati da salvare nel gestionale. Rispondete «sì» riga per riga e partono solo quelli approvati.

Con cosa
La vostra email.

Il controllo
Se correggete un preventivo o un messaggio, la correzione entra nelle regole dello studio e il sistema la usa dalla volta dopo.

Dove si ferma
Senza risposta non parte niente. Le visite già confermate restano in agenda con i loro promemoria.

Cosa firmate voi, cosa va da solo

Firmate voi, nel riepilogo delle 19

I preventivi, prima che arrivino al paziente
I messaggi scritti per un singolo paziente
L’elenco dei richiami del giorno
I rimborsi delle caparre e gli abbinamenti incerti
Le schede sui trattamenti, una volta e a ogni modifica

Va da solo

Il messaggio di benvenuto con il link per prenotare
Il riconoscimento dei pazienti e le visite pagate in agenda
I promemoria degli appuntamenti, con un testo che approvate una volta
Gli avvisi del preventivo, senza il nome del trattamento
Il grazie dopo la seduta, con il link alla recensione

Cosa c’è nel pacchetto

Tutto quello che serve per installarlo da soli, senza consulenze.

Lo schema
Il flusso completo, da mostrare anche a chi lavora con voi.
La skill per Claude o ChatGPT
Le istruzioni del flusso e i controlli in codice, in una cartella da caricare nel vostro assistente.
Preventivi e richiami
I programmi che prendono i prezzi dal listino, rifanno i conti e contano i mesi dei richiami, con i casi di prova.
Il filtro dei dati clinici
L’elenco dei termini che non devono mai finire in un messaggio, da allargare con le vostre correzioni.
Le attività programmate
Il testo pronto da incollare: un giro ogni ora e il riepilogo delle 19.
Messaggi e guida
I testi per i pazienti, compresi quelli da far approvare a Meta, e la guida di installazione per chi non è tecnico, con dati finti per provare tutto.

Cosa vi serve

Account a nome dello studio. I costi degli strumenti sono a parte, a consumo o con abbonamento mensile. Niente server da gestire.

Pezzo	Strumento	A cosa serve
Assistente AI	Claude o ChatGPT, con un piano a pagamento	Fa girare il flusso, anche a computer spento
WhatsApp	L’app WhatsApp Business e un fornitore ufficiale con la coesistenza e il connettore per il vostro assistente. Con WhatsApp normale: l’esportazione delle chat	Il numero resta sul telefono, l’assistente legge gli stessi messaggi
Agenda	Google Calendar o Outlook, sincronizzati con il gestionale	Orari liberi e appuntamenti
Area riservata	L’area pazienti del vostro gestionale, oppure l’email con il PDF protetto da password	Preventivi e schede fuori da WhatsApp
Listino e pazienti	Due fogli Google o Excel	Prezzi, consensi, data dell’ultima igiene
Email	Gmail o Outlook, collegati all’assistente	Il riepilogo delle 19 e i messaggi a chi non usa WhatsApp
Trascrizione	ElevenLabs	Il piano di cura dettato, in testo
Pagamenti	Stripe	Caparre e acconti

Domande

Posso continuare a usare WhatsApp sul telefono?

Sì. Con WhatsApp Business (gratis, stesso numero, le chat restano) e la coesistenza di Meta, l’assistente legge gli stessi messaggi del telefono. Con WhatsApp normale funziona lo stesso, con un gesto in più: esportate la chat nella cartella dello studio e il sistema la smista.

Dove stanno i dati clinici?

Nel vostro gestionale, come oggi. Su WhatsApp passano solo appuntamenti, promemoria e link, e prima di ogni invio un programma blocca il messaggio se trova un termine clinico. L’assistente non legge anamnesi, foto e referti: legge solo il piano che dettate per il preventivo.

Chi decide il preventivo?

Voi. Il sistema scrive il testo, un programma rifà i conti sul vostro listino e il preventivo parte solo col vostro sì nel riepilogo.

Chi lo installa?

Voi, seguendo la guida: si carica la skill su Claude o ChatGPT, si collegano i connettori e si incollano le attività programmate. Nessun server da gestire.