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Il sopralluogo è confermato quando il cliente paga l’acconto.

Chi scrive allo studio riceve la lista dei documenti che servono per il suo caso. I documenti che i clienti mandano su WhatsApp vengono controllati e finiscono nella pratica giusta. Un programma calcola il preventivo dal vostro listino, e le scadenze dei titoli edilizi vanno in calendario. Preventivi e scadenze li confermate voi, nel riepilogo di ogni giorno alle 18. La prima risposta e i solleciti partono da soli, con testi che approvate una volta.

Come funziona, in uno schema

Tre strade che lavorano insieme, dentro Claude o ChatGPT. Su ognuna c’è un controllo che un programma può bocciare. Si firma in un punto solo.

Controllo che un programma può bocciare Il punto in cui firmate Le vostre correzioni diventano regole

Il problema

Le richieste arrivano su WhatsApp, per telefono e dal sito, spesso per servizi che non fate. I sopralluoghi si dimenticano, da una parte o dall’altra. I documenti arrivano a pezzi, fotografati storti, con dati catastali che non coincidono. E il preventivo, scritto a mano la sera, resta senza risposta.

I sei passi

01
Ogni richiesta riceve la lista giusta

Cosa succede
Chi scrive su WhatsApp, per email o dal sito riceve una risposta per il servizio che gli serve: certificato energetico, pratica edilizia, accatastamento, progetto d’interni. Con la lista dei documenti per partire e il link per prenotare il sopralluogo. Se è un servizio che non fate, o è fuori zona, riceve una risposta gentile che lo dice.

Con cosa
Claude o ChatGPT per capire cosa chiede, testi scritti da voi una volta per ogni servizio.

Il controllo
Il servizio deve essere nel vostro elenco e il comune nella vostra zona: lo controlla il programma. Niente prezzi, tempi o consigli tecnici nella prima risposta.

Dove si ferma
Un messaggio che non si capisce va nel riepilogo, non riceve una risposta inventata.
02
Il sopralluogo si conferma con l’acconto

Cosa succede
Il cliente sceglie un orario libero e paga l’acconto con un link. Il sopralluogo entra in calendario e il giorno prima e 2 ore prima arriva il promemoria, a lui e a voi. L’acconto si scala dal preventivo.

Con cosa
Google Calendar o Outlook, Stripe per l’acconto, WhatsApp o email per i promemoria.

Il controllo
L’orario lo controlla il programma, con i tempi di spostamento. Il pagamento lo conferma Stripe, non un messaggio del cliente.

Dove si ferma
Il posto resta tenuto 24 ore. Senza pagamento, un promemoria e poi l’orario torna libero.
03
I documenti nella pratica giusta, già controllati

Cosa succede
Visure, planimetrie, atti, documenti d’identità e foto arrivano su WhatsApp. Il sistema riconosce cliente e pratica, dice che documento è e se è nella lista, lo salva con un nome chiaro e chiede solo quello che manca. Il cliente riceve un messaggio quando la pratica cambia stato.

Con cosa
L’app WhatsApp Business che usate già, collegata a un fornitore ufficiale. Claude o ChatGPT per leggere i documenti, Google Drive o OneDrive per la pratica.

Il controllo
Foglio, particella e subalterno devono comparire nel documento e coincidere tra visura, planimetria e atto. Il codice fiscale deve essere valido. I doppioni si scartano. Sul contenuto tecnico decidete voi.

Dove si ferma
Due solleciti, dopo 3 e dopo 7 giorni, poi la pratica passa al tecnico responsabile.
04
Il preventivo torna al centesimo

Cosa succede
Dopo il sopralluogo il tecnico detta un vocale. Il sistema sceglie le voci del vostro listino, un programma fa i conti e prepara il PDF con oneri, tempi e polizza, insieme al messaggio per il cliente. L’incarico si firma dal telefono.

Con cosa
Il vostro listino, Claude o ChatGPT per le voci e il messaggio, il servizio di firma elettronica che scegliete, Stripe per l’acconto della pratica.

Il controllo
Ogni voce deve esistere nel listino: una voce nuova resta «prezzo da decidere». Somme, contributo integrativo e IVA li calcola il programma, con le percentuali che impostate voi. Il totale del messaggio deve essere quello del PDF. Firmato vuol dire firmato sul servizio di firma.

Dove si ferma
Nessun preventivo parte senza il vostro sì. Se il cliente non firma, un messaggio dopo 3 giorni; dopo 10 giorni lo chiamate voi.
05
Le scadenze del titolo edilizio in calendario

Cosa succede
Quando la pratica ha le sue date (rilascio, inizio e fine lavori), un programma calcola le scadenze e le mette in calendario con gli avvisi a 30, 7 e 1 giorno.

Con cosa
Google Calendar o Outlook, un foglio con le regole della vostra regione, verificato da voi.

Il controllo
Le date le calcola il programma, mai l’AI. Senza regole verificate per la regione della pratica, il programma si ferma e ve lo scrive.

Dove si ferma
Ogni scadenza resta «da confermare» finché non la confermate voi. Nessuna scadenza si cancella da sola.
06
Il riepilogo delle 18

Cosa succede
Ogni giorno alle 18 arriva una mail sola: preventivi, scadenze da confermare, messaggi scritti dall’AI, documenti da abbinare. Sotto, quello da sapere: sopralluoghi di domani, pratiche ferme, preventivi in attesa di firma. Rispondete «sì» riga per riga.

Con cosa
La vostra email.

Il controllo
Se correggete una voce, un abbinamento o un testo, la correzione entra nelle regole dello studio e vale dalla volta dopo.

Dove si ferma
Senza risposta non parte niente. Le scadenze restano in calendario con i loro avvisi.

Cosa firmate voi, cosa va da solo

Firmate voi, nel riepilogo delle 18

I preventivi, con il loro messaggio
La conferma delle scadenze dei titoli edilizi
I messaggi scritti dall’AI e i rimborsi degli acconti
Gli abbinamenti incerti: numeri sconosciuti, clienti con più pratiche

Va da solo

Prima risposta con la lista dei documenti, per ogni servizio
Sopralluoghi in calendario col pagamento confermato, e i promemoria
Documenti WhatsApp dei clienti noti, controllati e archiviati
Solleciti e messaggi di stato, con testi che approvate una volta
Scadenze dei titoli in calendario, da confermare

Cosa c’è nel pacchetto

Tutto quello che serve per installarlo da soli, senza consulenze.

Lo schema
Il flusso completo, da mostrare anche a chi lavora con voi.
La skill per Claude o ChatGPT
Le istruzioni del flusso e i controlli in codice, in una cartella da caricare nel vostro assistente.
Il preventivo e le scadenze
I programmi che calcolano il preventivo dal vostro listino e le scadenze dei titoli, e controllano i dati catastali, con i casi di prova.
Le attività programmate
Il testo pronto da incollare: un giro ogni ora e il riepilogo delle 18.
Messaggi e liste
I testi per i clienti, compresi quelli da far approvare a Meta, e le liste dei documenti per ogni servizio.
La guida di installazione
Passo per passo, scritta per chi non è tecnico, con documenti e preventivi finti per provare tutto prima di usarlo coi clienti.

Cosa vi serve

Account a nome dello studio. I costi degli strumenti sono a parte, a consumo o con abbonamento mensile. Niente server da gestire.

Pezzo	Strumento	A cosa serve
Assistente AI	Claude o ChatGPT, con un piano a pagamento	Fa girare il flusso, anche a computer spento
WhatsApp	L’app WhatsApp Business e un fornitore ufficiale con la coesistenza e il connettore per il vostro assistente. Con WhatsApp normale: l’esportazione delle chat	Il numero resta sul telefono, l’assistente legge gli stessi messaggi
Email	Gmail o Outlook, collegati all’assistente	Richieste dal sito, il riepilogo delle 18
Calendario	Google Calendar o Outlook	Sopralluoghi, promemoria, scadenze dei titoli
Documenti	Google Drive o OneDrive	La cartella di ogni pratica
Pagamenti	Stripe	Acconti dei sopralluoghi e delle pratiche
Firma	Un servizio di firma elettronica	L’incarico firmato dal telefono
Trascrizione	ElevenLabs	I vocali dopo il sopralluogo in testo

Domande

Il sistema deposita le pratiche?

No. Raccoglie e controlla i documenti, tiene il cliente informato e vi ricorda le scadenze. Le pratiche le preparate, firmate e depositate voi.

Chi decide i prezzi del preventivo?

Voi, nel listino. Il sistema sceglie le voci dalle note del sopralluogo e un programma fa i conti. Una voce che non c’è resta da prezzare, e il preventivo parte solo col vostro sì.

Posso continuare a usare WhatsApp sul telefono?

Sì. Con WhatsApp Business (gratis, stesso numero, le chat restano) e la coesistenza di Meta, l’assistente legge gli stessi messaggi del telefono. Con WhatsApp normale funziona lo stesso, con un gesto in più: esportate la chat del cliente nella cartella dello studio.

Dove stanno i dati dei clienti?

Nei vostri account: WhatsApp, email, calendario, cartelle. L’assistente li legge con i connettori del vostro piano Claude o ChatGPT. Visure e documenti d’identità restano nella cartella della pratica.