Per le aziende Automazioni Imprese di ristrutturazione

Nessun preventivo resta senza risposta, e il cliente vede il cantiere.

Chi vi scrive su WhatsApp riceve gli orari per il sopralluogo, presi dalla vostra agenda. Dopo il sopralluogo registrate un vocale, e un programma calcola il preventivo dal vostro listino. Se il cliente non risponde, i promemoria partono da soli dopo 2, 5 e 10 giorni. Ogni venerdì chi ha i lavori in corso riceve le foto del cantiere. Preventivi, aggiornamenti e richieste di acconto li approvate voi, nella mail che vi arriva ogni sera alle 19.

Come funziona, in uno schema

Tre strade che lavorano insieme, dentro Claude o ChatGPT. Su ognuna c’è un controllo che un programma può bocciare. Si firma in un punto solo.

Controllo che un programma può bocciare Il punto in cui firmate Le vostre correzioni diventano regole

Il problema

Siete in cantiere quando squilla il telefono, e chi non trova risposta chiama un’altra impresa. I preventivi si scrivono la sera e poi restano lì: nessuno ha il tempo di richiamare. Intanto i clienti con i lavori in corso chiedono come va, e ogni settimana bisogna rispondere a tutti.

I sei passi

01
Ogni richiesta diventa un sopralluogo in agenda

Cosa succede
Chi vi scrive su WhatsApp, o chi trova la segreteria, manda foto, misure e comune. Il sistema capisce che lavoro è, calcola i metri quadri e propone tre orari per il sopralluogo, presi dalla vostra agenda. Il cliente risponde 1, 2 o 3 e il sopralluogo entra in calendario, con il promemoria il giorno prima.

Con cosa
L’app WhatsApp Business che usate già, collegata a un fornitore ufficiale. Claude o ChatGPT per leggere la richiesta, Google Calendar o Outlook per gli orari.

Il controllo
Il lavoro deve essere tra quelli che fate e il comune nella vostra zona: lo controlla il programma. Gli orari li calcola il programma, che controlla anche che siano ancora liberi prima di confermare.

Dove si ferma
Se mancano comune o foto, il sistema li chiede al massimo due volte. Poi il cliente compare nel riepilogo tra quelli da chiamare.
02
Il preventivo lo calcola un programma dal vostro listino

Cosa succede
Dopo il sopralluogo registrate un vocale con misure e lavorazioni. Il sistema sceglie le voci del vostro listino, e un programma fa i conti: righe, IVA, totale e acconti. Il preventivo vi arriva in PDF, insieme al messaggio da mandare al cliente.

Con cosa
Il vostro listino in un foglio di calcolo, ElevenLabs per trascrivere il vocale, Claude o ChatGPT per scegliere le voci.

Il controllo
Ogni voce deve esistere nel listino e ogni quantità deve essere detta nel vocale. L’aliquota IVA la scrivete voi. Il totale del messaggio deve essere quello del PDF.

Dove si ferma
Una lavorazione che non è nel listino resta «prezzo da decidere», e il preventivo parte solo col vostro sì.
03
Nessun preventivo resta senza risposta

Cosa succede
Se il cliente non risponde al preventivo, gli arriva un promemoria dopo 2 giorni, uno dopo 5 e l’ultimo dopo 10. I testi li ha approvati prima Meta, la società di WhatsApp. Appena il cliente risponde, i promemoria si fermano e come andare avanti lo decidete voi.

Con cosa
WhatsApp con i testi approvati da Meta, il foglio dei preventivi.

Il controllo
Le date le calcola il programma, saltando domeniche e festivi. Il promemoria parte solo a chi ha accettato di ricevere messaggi e non ha scritto STOP.

Dove si ferma
Dopo il terzo promemoria il cliente compare nel riepilogo tra quelli da chiamare. Un preventivo scaduto non riceve più niente.
04
Ogni venerdì il cliente vede il cantiere

Cosa succede
Mettete le foto della settimana in una cartella e segnate le fasi finite nel foglio. Il venerdì il sistema scrive l’aggiornamento per ogni cantiere aperto. Quando finisce una fase dopo la quale è previsto un acconto, prepara la richiesta di pagamento.

Con cosa
Google Drive o OneDrive per le foto, un foglio con le fasi del cantiere, il vostro conto per i bonifici.

Il controllo
Date, fasi e avanzamento dei lavori devono essere quelli del foglio, e il messaggio non dà per finita una fase che non avete segnato voi. Per i lavori con detrazione la richiesta usa il bonifico parlante: niente link e niente carta.

Dove si ferma
Un acconto non pagato riceve un solo sollecito. Poi il cliente compare nel riepilogo tra quelli da chiamare.
05
Fine lavori, documenti e recensioni

Cosa succede
Quando tutte le fasi sono finite, il sistema controlla che nella cartella del lavoro ci siano i documenti da consegnare. Poi prepara il messaggio con i documenti e, subito dopo, il link per lasciare una recensione su Google.

Con cosa
La vostra lista dei documenti per ogni tipo di lavoro, il vostro profilo Google.

Il controllo
Ogni documento obbligatorio deve essere nella cartella: lo controlla il programma. Il link alle recensioni va a tutti i clienti, senza niente in cambio.

Dove si ferma
Finché manca un documento, il messaggio di fine lavori non parte e lo vedete nel riepilogo.
06
Il riepilogo delle 19

Cosa succede
Ogni sera alle 19 arriva una mail sola: proposte di sopralluogo, preventivi, aggiornamenti dei cantieri, richieste di acconto. Rispondete «sì» riga per riga. Se un cliente aspetta, chiedete il riepilogo all’assistente quando volete.

Con cosa
La vostra email, o l’app di Claude o ChatGPT sul telefono.

Il controllo
Se correggete un preventivo o un messaggio, la correzione entra nelle regole dell’impresa e il sistema la usa dalla volta dopo.

Dove si ferma
Senza risposta non parte niente. I sopralluoghi già fissati restano in calendario.

Cosa firmate voi, cosa va da solo

Firmate voi, nel riepilogo delle 19

Le proposte di sopralluogo e i preventivi
Gli aggiornamenti settimanali, con le foto che scegliete voi
Le richieste di acconto e la conferma dei bonifici arrivati
I messaggi di fine lavori e le risposte scritte dall’AI
I messaggi che il sistema non sa a quale lavoro collegare

Va da solo

Foto e documenti dei clienti, archiviati nel lavoro giusto
La richiesta dei dati che mancano, con un testo che approvate una volta
La conferma e il promemoria del sopralluogo
I promemoria dei preventivi dopo 2, 5 e 10 giorni, e il sollecito di un acconto
La richiesta di recensione a fine lavori, a tutti i clienti
Il cruscotto con i numeri della giornata, che si aggiorna ogni ora e alle 8 arriva per email

Cosa c’è nel pacchetto

Tutto quello che serve per installarlo da soli, senza consulenze.

Lo schema
Il disegno di tutto il percorso, dalla richiesta al cantiere consegnato, da mostrare anche a chi lavora con voi.
La skill per Claude o ChatGPT
Una cartella da caricare in Claude o ChatGPT, con le istruzioni per l’assistente e i programmi che controllano il suo lavoro.
Preventivi, promemoria e acconti
I programmi che calcolano preventivi, date dei promemoria e acconti dai vostri fogli, con i casi di prova.
Le attività programmate
Il testo pronto da incollare nell’assistente, che fa partire da solo il controllo di ogni ora, il riepilogo delle 19, l’aggiornamento del venerdì e il cruscotto delle 8.
Messaggi e liste
Segreteria, messaggio automatico di WhatsApp, testi per i clienti compresi quelli da far approvare a Meta, lista dei documenti di fine lavori.
La guida di installazione
Passo per passo, scritta per chi non è tecnico, con dati finti per provare tutto. In un capitolo a parte, il modulo «Premi 1» per le chiamate perse.

Cosa vi serve

Account a nome dell’impresa. I costi degli strumenti sono a parte, a consumo o con abbonamento mensile. Niente server da gestire.

Pezzo	Strumento	A cosa serve
Assistente AI	Claude o ChatGPT, con un piano a pagamento	Manda avanti il sistema, anche quando siete in cantiere e il computer è spento
WhatsApp	L’app WhatsApp Business e un fornitore ufficiale di Meta che offra la «coesistenza», cioè lo stesso numero sul telefono e nell’assistente, e il collegamento a Claude o ChatGPT. Con WhatsApp normale bisogna esportare le chat a mano.	Il numero resta sul telefono, l’assistente legge gli stessi messaggi
Email	Gmail o Outlook, collegati all’assistente	Il riepilogo delle 19 e il cruscotto delle 8
Calendario	Google Calendar o Outlook	Sopralluoghi e orari liberi
Documenti	Google Drive o OneDrive	Fogli, foto dei cantieri, vocali e documenti di fine lavori
Trascrizione	ElevenLabs	Trasforma in testo i vocali del sopralluogo
Pagamenti	Il vostro conto per i bonifici. Stripe solo se volete la carta per i lavori senza detrazione	Acconti e saldo
Facoltativo	Twilio, con un numero mobile italiano	Chi chiama e non trova risposta preme 1 e riceve subito un vostro messaggio WhatsApp

Domande

Il sistema promette le detrazioni ai clienti?

No. Non scrive mai percentuali di detrazione e non promette niente. Per i lavori con detrazione chiede i pagamenti solo con il bonifico parlante, e blocca link e carta. Quanto si può detrarre lo verifica il commercialista del cliente.

Chi decide i prezzi del preventivo?

Voi, nel listino. Il sistema sceglie le voci dal vocale del sopralluogo e un programma fa i conti, con l’aliquota IVA che scrivete voi. Una voce che non c’è resta da prezzare, e il preventivo parte solo col vostro sì.

Posso continuare a usare WhatsApp sul telefono?

Sì. WhatsApp Business è gratis, tiene lo stesso numero e conserva le chat che avete già. Grazie alla «coesistenza», una funzione di Meta, l’assistente legge gli stessi messaggi che vedete sul telefono. Con WhatsApp normale funziona con un gesto in più: esportate la chat del cliente nella cartella dell’impresa.

E le chiamate che perdo in cantiere?

La segreteria invita a scrivere su WhatsApp con foto e misure. Con il modulo facoltativo «Premi 1», chi chiama preme 1 e riceve subito un vostro messaggio su WhatsApp. Se non scrive entro 2 ore, lo trovate nel riepilogo tra quelli da chiamare.