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Chi smette di venire lo sapete dopo due settimane, non alla scadenza.

Chi vi scrive riceve entro un’ora, dalle 9 alle 21, le risposte che avete approvato voi, e prenota la prova gratuita. Chi non si iscrive riceve al massimo tre promemoria, poi basta. Ogni sera il programma legge gli ingressi del gestionale e trova chi non viene da due settimane e gli abbonamenti in scadenza. Il messaggio con il link di pagamento è già pronto: lo approvate voi, nel riepilogo delle 21:30.

Come funziona, in uno schema

Tutto lavora dentro Claude o ChatGPT. In ogni parte un programma controlla i messaggi e blocca quelli che non tornano. Voi date il vostro sì in un posto solo, il riepilogo delle 21:30.

Controllo che un programma può bocciare Il punto in cui firmate Le vostre correzioni diventano regole

Il problema

Un iscritto che smette di venire non disdice: a fine mese non rinnova, e ve ne accorgete quando è tardi. Chi fa la prova gratuita esce dicendo «ci penso», e nessuno lo richiama. Intanto su WhatsApp arrivano ogni giorno le stesse domande su orari, prezzi e corsi. E il pilates del giovedì è pieno, mentre chi è in lista non sa che un posto si è appena liberato.

I sei passi

01
Risposte e prova gratuita

Cosa succede
Chi scrive su WhatsApp, o arriva da Instagram, riceve le risposte che avete approvato voi su prezzi, orari e corsi. Se vuole provare, il sistema propone le lezioni che hanno posti per la prova, la prenota e manda il promemoria il giorno prima.

Con cosa
L’app WhatsApp Business con un fornitore ufficiale, Claude o ChatGPT per capire la domanda, il foglio dei corsi.

Il controllo
L’AI sceglie tra le vostre risposte e il programma le manda così come sono. Le parole che riguardano la salute, come ernia, gravidanza o cuore, le cercano sia l’AI sia il programma: basta che una delle due le trovi, e la domanda passa a voi. La prova gratuita è una a persona.

Dove si ferma
Se nessuna risposta va bene, la persona riceve «ti richiama il titolare» e la domanda finisce nel riepilogo.
02
Pochi promemoria a chi non si iscrive

Cosa succede
Chi ha chiesto informazioni riceve un promemoria dopo due giorni. Chi ha fatto la prova lo riceve il giorno dopo e cinque giorni dopo. Chi non si è presentato riceve un messaggio per spostarla.

Con cosa
Testi approvati una volta da voi e da Meta, il foglio dei contatti.

Il controllo
A chi scrivere lo decide il programma, nei giorni che avete fissato voi. Si ferma appena la persona si iscrive, anche se l’iscrizione l’avete fatta voi in reception, oppure quando scrive «basta».

Dove si ferma
Al massimo tre messaggi in tutto, poi basta. Partono solo quelli che approvate nel riepilogo.
03
Chi non viene da due settimane

Cosa succede
Ogni sera il programma legge gli ingressi esportati dal gestionale o dal lettore dei badge e trova gli iscritti che non entrano da 14 giorni. L’AI rilegge le loro chat: se qualcuno ha scritto che è in vacanza, ve lo segnala.

Con cosa
L’export degli ingressi in CSV o Excel. Se il gestionale non esporta, un modulo Google con un QR all’ingresso.

Il controllo
Se l’export è vecchio di più di due giorni non parte nessun avviso, perché sembrerebbero assenti tutti. Chi ha già prenotato una lezione o ha l’abbonamento sospeso non riceve niente.

Dove si ferma
Un messaggio per assenza, mai due nello stesso mese. Parte solo col vostro sì.
04
Il rinnovo prima della scadenza

Cosa succede
Dieci giorni prima che scada l’abbonamento, o quando a un carnet restano due ingressi, l’AI scrive il messaggio con il prezzo e il link di pagamento. Quando Stripe conferma il pagamento, il programma calcola la nuova scadenza.

Con cosa
Il listino, Claude o ChatGPT per il testo, Stripe con un link di pagamento per abbonamento.

Il controllo
Prezzo, scadenza e link del messaggio devono coincidere con il listino e con il foglio degli iscritti. Il pagamento vale solo se Stripe dice pagato, con l’importo giusto e il codice dell’iscritto.

Dove si ferma
Un messaggio e un solo promemoria dopo cinque giorni. Parte solo col vostro sì.
05
Corsi a numero chiuso e lista d’attesa

Cosa succede
Gli iscritti prenotano le lezioni su WhatsApp. Quando una lezione è piena entrano in lista d’attesa, e il posto che si libera va al primo della lista, che ha due ore per dire sì.

Con cosa
Il foglio dei corsi con i posti, WhatsApp, Claude o ChatGPT per leggere la richiesta.

Il controllo
L’ordine lo decide il programma, in base all’ora in cui ognuno è entrato in lista. Prima di prenotare controlla che l’abbonamento sia valido quel giorno e comprenda quel corso.

Dove si ferma
Da tre ore prima della lezione il posto liberato non si propone più. Ognuno lo riceve al massimo una volta per lezione.
06
Il riepilogo delle 21:30

Cosa succede
A fine serata arriva una mail sola: domande passate a voi, promemoria, messaggi a chi non viene, rinnovi. Rispondete «sì» riga per riga, e la mattina dopo partono solo quelli approvati.

Con cosa
La vostra email.

Il controllo
Se correggete un messaggio, la correzione entra nelle regole della palestra e il sistema la usa dalla volta dopo.

Dove si ferma
Senza risposta non parte niente.

Cosa firmate voi, cosa va da solo

Firmate voi, nel riepilogo delle 21:30

I promemoria a chi ha chiesto informazioni o ha fatto la prova
I messaggi a chi non viene da due settimane
Le proposte di rinnovo con il link di pagamento
Ogni messaggio che non è un testo già approvato

Va da solo

Risposte su prezzi, orari e corsi, scelte tra i testi che avete approvato
Prove gratuite nelle lezioni che hanno posti per la prova, con il promemoria del giorno prima
Prenotazioni dei corsi e lista d’attesa, con il posto liberato al primo della lista
Rinnovi pagati con Stripe registrati nel foglio, con la nuova scadenza
Il link alla recensione al decimo ingresso, uguale per tutti e senza niente in cambio
Il cruscotto con i numeri della giornata si aggiorna a ogni giro e alle 8 arriva per email

Cosa c’è nel pacchetto

Tutto quello che serve per installarlo da soli, senza consulenze.

Lo schema
Il flusso completo, da mostrare anche alla reception e agli istruttori.
La skill per Claude o ChatGPT
Le istruzioni del flusso e i controlli in codice, in una cartella da caricare nel vostro assistente.
Il contatore degli ingressi
I programmi che leggono l’export del gestionale, trovano assenze e scadenze e tengono la lista d’attesa, con i casi di prova.
Le attività programmate
I testi pronti da incollare: un controllo ogni ora, il riepilogo delle 21:30 e il cruscotto delle 8.
Risposte e testi
Le risposte da approvare per le domande più comuni, i testi da far approvare a Meta, i fogli d’esempio.
La guida di installazione
Passo per passo, scritta per chi non è tecnico, con dati finti per provare tutto prima di usarlo con gli iscritti.

Cosa vi serve

Account a nome della palestra. I costi degli strumenti sono a parte, a consumo o con abbonamento mensile. Niente server da gestire.

Pezzo	Strumento	A cosa serve
Assistente AI	Claude o ChatGPT, con un piano a pagamento	Fa girare il flusso, anche a computer spento con Claude o con ChatGPT sul web
WhatsApp	L’app WhatsApp Business e un fornitore ufficiale che vi lasci il numero anche sul telefono e abbia il connettore per il vostro assistente. Con WhatsApp normale le chat si esportano a mano	L’assistente legge gli stessi messaggi che vedete voi
Ingressi	Il vostro gestionale o il lettore dei badge, con l’export in CSV o Excel. Senza: un modulo Google con un QR all’ingresso	Dice chi viene e chi no
Instagram	La risposta automatica dei messaggi di Meta, già inclusa nel vostro account	Porta su WhatsApp chi scrive su Instagram
Pagamenti	Stripe	Rinnovi degli abbonamenti e dei carnet
Email e documenti	Gmail o Outlook, Google Drive o OneDrive	Il riepilogo, il cruscotto e i fogli della palestra

Domande

Posso continuare a usare WhatsApp sul telefono?

Sì. WhatsApp Business è gratis e tiene lo stesso numero e le stesse chat. Con un fornitore ufficiale il numero resta anche sul telefono, e l’assistente legge gli stessi messaggi che vedete voi. Con WhatsApp normale funziona, ma a mano: esportate ogni chat nella cartella della palestra, il sistema la smista e i messaggi li mandate voi, copiandoli dal riepilogo.

Funziona con il mio gestionale?

Sì, se il gestionale o il lettore dei badge salva gli ingressi in un file CSV o Excel: il programma riconosce da solo le colonne di data, ora e tessera. Se non lo fa, basta un modulo Google con un QR all’ingresso.

E il certificato medico?

Il sistema non lo legge mai. Se volete, nel foglio degli iscritti scrivete solo la data di scadenza, e il cruscotto vi mostra quelli scaduti. Le domande sulla salute passano sempre a voi.

Quanti messaggi riceve chi ha fatto la prova?

Al massimo tre in tutto, nei giorni che fissate voi, e solo se ha accettato di riceverli. Smette appena si iscrive o scrive «basta», e ogni messaggio parte solo col vostro sì.