Per le aziende Automazioni Osteopati

Quando un paziente disdice, il posto va alla lista d’attesa.

Mentre avete le mani su un paziente, il sistema risponde su WhatsApp e mette in agenda le sedute con la caparra. Il posto disdetto va a chi risponde per primo tra quelli in lista. La sera il paziente riceve gli esercizi che avete indicato, e a 3 e 6 mesi dall’ultima seduta un richiamo. I dati clinici restano in un modulo online sicuro, fuori da WhatsApp. Esercizi e richiami partono solo con il vostro sì, nel riepilogo di ogni sera alle 19.

Come funziona, in uno schema

Tre strade che lavorano insieme, dentro Claude o ChatGPT. Su ognuna c’è un controllo che un programma può bocciare, compreso quello che tiene i dati clinici fuori da WhatsApp. Si firma in un punto solo.

Controllo che un programma può bocciare Il punto in cui firmate Le vostre correzioni diventano regole

Il problema

Mentre lavorate avete le mani su un paziente e il telefono non lo potete prendere. Una disdetta all’ultimo è un’ora persa. E quando lavorate bene il paziente sta meglio e sparisce, fino al prossimo blocco.

I sei passi

01
WhatsApp: la seduta si prenota mentre lavorate

Cosa succede
Chi scrive riceve subito il messaggio di benvenuto con il link per prenotare. Il sistema legge la richiesta, propone tre orari liberi e manda il link della caparra. Per la prima visita arriva il link al modulo sicuro, dove il paziente racconta il problema e può caricare un breve video.

Con cosa
L’app WhatsApp Business che usate già, collegata a un fornitore ufficiale. Claude o ChatGPT per la richiesta, il vostro calendario, Stripe per la caparra, un modulo online sicuro.

Il controllo
Gli orari li prende un programma dal calendario: un posto occupato non viene più proposto. La seduta è confermata quando Stripe registra la caparra. Modulo e video li leggete voi: l’AI non li apre.

Dove si ferma
Un promemoria dopo 24 ore. Senza pagamento, dopo 48 ore il posto torna libero.
02
La disdetta diventa un posto per chi aspetta

Cosa succede
Quando un paziente disdice, il sistema scrive a chi è in lista d’attesa per quella fascia: «Si è liberato un posto oggi alle 18. Lo volete? Rispondete SÌ». Il posto va al primo che risponde, gli altri ricevono un messaggio che è già preso.

Con cosa
WhatsApp e il vostro calendario.

Il controllo
L’ordine di arrivo delle risposte lo conta il programma, e scrive solo a chi ha chiesto di stare in lista. Se la disdetta arriva oltre il termine delle vostre condizioni, la caparra trattenuta compare nel riepilogo: decidete voi.

Dove si ferma
Al massimo 5 persone per posto. Se mancano meno di 3 ore, il posto resta libero.
03
Gli esercizi arrivano la sera stessa

Cosa succede
A fine seduta dettate un vocale di 30 secondi: cosa avete fatto e quali esercizi della vostra libreria. Il sistema prepara la nota per la scheda e la pagina del paziente con i vostri video.

Con cosa
Il registratore del telefono, ElevenLabs per la trascrizione, Claude o ChatGPT, la vostra libreria di video registrati una volta.

Il controllo
Ogni esercizio deve stare nella libreria ed essere nominato nel vocale, al massimo 3. Su WhatsApp arriva solo il link alla pagina, senza nomi di disturbi.

Dove si ferma
Parte col vostro sì nel riepilogo delle 19.
04
Il controllo a 3 giorni e i richiami

Cosa succede
Tre giorni dopo il paziente riceve il link a una domanda: «Come va, da 1 a 10?». La risposta resta nel modulo e, se supera la soglia che avete scelto, il nome arriva a voi per una telefonata. A 3 e 6 mesi dall’ultima seduta parte il richiamo.

Con cosa
Il modulo sicuro, WhatsApp con testi approvati da Meta.

Il controllo
Soglie e date le confronta un programma, non l’AI. Il messaggio dice sempre cosa fare se il dolore peggiora: chiamare lo studio, il medico o il 112.

Dove si ferma
Un solo messaggio per richiamo, solo a chi ha dato il consenso.
05
Da un paziente a un’azienda

Cosa succede
Alla terza seduta il paziente riceve una domanda: in ufficio siete in tanti a lavorare alla scrivania? Se risponde più di 5, il sistema prepara la proposta di una mattina di prevenzione in azienda, da dare al responsabile.

Con cosa
Claude o ChatGPT per la proposta, il vostro prezzo per la mattina.

Il controllo
Il prezzo lo prende un programma dal vostro listino. Le frasi che promettono risultati vengono bloccate. All’azienda non arriva nessun dato del paziente né dei colleghi.

Dove si ferma
La domanda parte una volta per paziente. La proposta parte solo col vostro sì.
06
Il riepilogo delle 19

Cosa succede
Ogni sera alle 19 arriva una mail sola: gli esercizi da mandare, i messaggi per i pazienti, le caparre da trattenere o restituire, le proposte alle aziende, i richiami del giorno. Rispondete «sì» riga per riga e partono solo quelli approvati.

Con cosa
La vostra email.

Il controllo
Se correggete un esercizio o un messaggio, la correzione entra nelle regole dello studio e il sistema la usa dalla volta dopo.

Dove si ferma
Senza risposta non parte niente. Le sedute confermate restano in agenda con i loro promemoria.

Cosa firmate voi, cosa va da solo

Firmate voi, nel riepilogo delle 19

Gli esercizi e la nota di fine seduta
I messaggi scritti per un singolo paziente
Le caparre trattenute per le disdette tardive
Le proposte alle aziende
L’elenco dei richiami del giorno

Va da solo

Il messaggio di benvenuto con il link per prenotare
Gli orari liberi e le sedute pagate in agenda
La lista d’attesa quando qualcuno disdice
I promemoria e il link al controllo a 3 giorni, con testi approvati una volta

Cosa c’è nel pacchetto

Tutto quello che serve per installarlo da soli, senza consulenze.

Lo schema
Il flusso completo, da mostrare anche a chi lavora con voi.
La skill per Claude o ChatGPT
Le istruzioni del flusso e i controlli in codice, in una cartella da caricare nel vostro assistente.
Lista d’attesa e caparre
Il programma che assegna il posto al primo che risponde e conta le ore delle disdette, con i casi di prova.
Il filtro dei dati clinici
L’elenco dei termini che non devono mai finire in un messaggio, da allargare con le vostre correzioni.
Le attività programmate
Il testo pronto da incollare: un giro ogni ora e il riepilogo delle 19.
Messaggi e guida
I testi per i pazienti, compresi quelli da far approvare a Meta, la proposta per le aziende e la guida di installazione, con dati finti per provare tutto.

Cosa vi serve

Account a nome dello studio. I costi degli strumenti sono a parte, a consumo o con abbonamento mensile. Niente server da gestire.

Pezzo	Strumento	A cosa serve
Assistente AI	Claude o ChatGPT, con un piano a pagamento	Fa girare il flusso, anche a computer spento
WhatsApp	L’app WhatsApp Business e un fornitore ufficiale con la coesistenza e il connettore per il vostro assistente. Con WhatsApp normale: l’esportazione delle chat	Il numero resta sul telefono, l’assistente legge gli stessi messaggi
Calendario	Google Calendar o Outlook	Orari liberi, sedute, disdette
Modulo sicuro	Un servizio di moduli online con server in Europa, oppure quello del vostro gestionale	Racconto del paziente, video, controllo a 3 giorni
Video degli esercizi	La vostra libreria, registrata una volta, con un link privato per ogni video	La pagina degli esercizi di ogni paziente
Email	Gmail o Outlook, collegati all’assistente	Il riepilogo delle 19 e i messaggi a chi non usa WhatsApp
Trascrizione	ElevenLabs	Il vocale di fine seduta, in testo
Pagamenti	Stripe	Le caparre

Domande

Posso continuare a usare WhatsApp sul telefono?

Sì. Con WhatsApp Business (gratis, stesso numero, le chat restano) e la coesistenza di Meta, l’assistente legge gli stessi messaggi del telefono. Con WhatsApp normale funziona con un gesto in più: esportate la chat nella cartella dello studio. La lista d’attesa automatica però richiede WhatsApp Business.

Il sistema valuta i pazienti?

No. L’AI non guarda i video e non scrive valutazioni: mette in ordine quello che dettate voi e sceglie gli esercizi solo tra quelli che avete nominato. Ogni esercizio parte col vostro sì.

Dove stanno i dati clinici?

Nel modulo sicuro e nel vostro gestionale. Su WhatsApp passano solo appuntamenti, promemoria e link, e prima di ogni invio un programma blocca il messaggio se trova un termine clinico.

Chi lo installa?

Voi, seguendo la guida: si carica la skill su Claude o ChatGPT, si collegano i connettori e si incollano le attività programmate. Nessun server da gestire.