Per le aziende Automazioni Officine meccaniche

I lavori in più partono solo con il sì del cliente su WhatsApp.

Il cliente vi scrive su WhatsApp targa, modello e una foto della spia. Il sistema prepara una fascia di prezzo dal vostro listino e trova tre giorni in cui portare l’auto. Se smontando trovate un lavoro in più, mandate all’assistente un vocale e una foto. Un programma di calcolo fa l’importo, voi lo approvate e il cliente risponde sì o no. Il sì resta registrato, e senza sì il lavoro non entra nel conto.

Come funziona, in uno schema

Lo schema mostra i tre lavori del sistema: preventivi, lavori in più e scadenze. In ognuno un controllo automatico blocca il messaggio se qualcosa non torna. Voi approvate tutto in un punto solo.

Controllo che un programma può bocciare Il punto in cui firmate Le vostre correzioni diventano regole

Il problema

Siete sotto una macchina e il telefono squilla. Chi non trova risposta chiama un’altra officina. Tutti chiedono «quanto costa?» e «è pronta?». Smontando trovate un pezzo da cambiare e il cliente lo autorizza al telefono, ma al ritiro non se lo ricorda. E la revisione scaduta la scopre il cliente al primo controllo della polizia.

I sei passi

01
Chi chiama trova sempre una risposta

Cosa succede
Se non potete rispondere, la segreteria e il messaggio automatico di WhatsApp Business chiedono al cliente la targa, il modello, cosa succede e una foto della spia. Chi è fermo in strada viene mandato subito al soccorso stradale della sua assicurazione.

Con cosa
La segreteria del vostro telefono e l’app WhatsApp Business, con testi che scrivete voi una volta. Facoltativo: chi chiama preme 1 e riceve subito un vostro messaggio WhatsApp.

Il controllo
Il programma riconosce le parole urgenti, come auto in panne, incidente o fumo dal cofano: quei messaggi vanno in cima e vi arriva un avviso via email.

Dove si ferma
Il sistema controlla i messaggi una volta all’ora. Le urgenze le gestite voi al telefono, e il messaggio lo vedete subito su WhatsApp Business.
02
La richiesta diventa un preventivo dal vostro listino

Cosa succede
Il sistema riconosce il cliente e l’auto dalla targa, legge la richiesta e sceglie la voce del vostro listino. Poi il programma calcola la fascia di prezzo e prende dalla vostra agenda tre giorni in cui lasciare l’auto. Da una foto non esce mai un prezzo chiuso: il preventivo dice sempre «da confermare in officina».

Con cosa
Claude o ChatGPT per leggere testo e foto, il vostro listino in un foglio, Google Calendar o Outlook per i giorni.

Il controllo
La voce deve esistere nel listino e ogni cifra del messaggio deve uscire dal listino. La targa deve avere il formato giusto e il giorno proposto deve avere ancora ore libere.

Dove si ferma
Il sistema chiede la foto al massimo due volte e la targa una volta sola. Se mancano ancora, il cliente finisce nel riepilogo tra quelli da chiamare.
03
Il lavoro in più parte solo con il sì del cliente

Cosa succede
Smontando trovate le pastiglie consumate. Mandate all’assistente un vocale e una foto: «pastiglie anteriori, ricambio 48 euro, un’ora». Il programma calcola l’importo con IVA, voi lo approvate dal telefono e il cliente riceve la proposta con la foto. Lui risponde sì o no.

Con cosa
L’app di Claude o ChatGPT sul telefono, ElevenLabs per il vocale, WhatsApp.

Il controllo
Il sì lo legge un programma: deve riferirsi a quella proposta, arrivare dopo l’invio ed essere chiaro. «Sì ma quanto viene?» non è un sì. Il registro conserva testo, ora e importo.

Dove si ferma
Se il cliente non risponde, dopo un’ora gli arriva un promemoria. Se dopo tre ore non ha ancora risposto, il sistema vi avvisa di chiamarlo.
04
Auto pronta, con il conto giusto

Cosa succede
Finito il lavoro, mandate un vocale: dite «auto pronta», cosa avete fatto e il prezzo finale delle voci che avevano una fascia. Il sistema prepara il conto con le voci del listino e la bozza della fattura, e il messaggio per il cliente parte dopo il vostro ok. Se il cliente chiede «è pronta?», il sistema risponde guardando a che punto è il lavoro.

Con cosa
ElevenLabs per il vocale, Claude o ChatGPT per il messaggio, il vostro programma di fatturazione elettronica.

Il controllo
Nel conto entrano solo le voci del preventivo e i lavori in più con il sì registrato, mai sopra l’importo autorizzato. Il totale lo fa il programma di calcolo, che poi lo confronta con la bozza della fattura.

Dove si ferma
Se manca un sì o un prezzo, il conto resta «da confermare» e non mostra un totale.
05
Revisione, tagliando e gomme, senza doverci pensare

Cosa succede
Ogni settimana il programma calcola quando scadono revisione, tagliando e cambio gomme delle auto dei vostri clienti. Per la revisione usa la regola del Ministero, per il resto le date che decidete voi. Dopo la consegna, il link per lasciare una recensione su Google va a tutti i clienti.

Con cosa
Il foglio dei veicoli, WhatsApp con i testi approvati da Meta, il vostro profilo Google.

Il controllo
Il promemoria va solo a chi ha detto sì ai messaggi e non ha scritto STOP, una volta per scadenza. Se mancano le date, il programma non le indovina.

Dove si ferma
L’elenco intero arriva nel riepilogo: parte solo con il vostro sì.
06
Il riepilogo delle 19

Cosa succede
Ogni sera alle 19 arriva una mail sola: i preventivi da mandare, i conti, le fatture da inviare, i promemoria delle scadenze. Rispondete «sì» riga per riga. Se non volete aspettare la sera, per esempio perché un’auto è ferma sul ponte, chiedete il riepilogo all’assistente e approvate subito.

Con cosa
La vostra email, o l’app di Claude o ChatGPT sul telefono.

Il controllo
Se correggete un preventivo o una voce, la correzione entra nelle regole dell’officina e il sistema la usa dalla volta dopo.

Dove si ferma
Senza risposta non parte niente. Gli appuntamenti già confermati restano in agenda.

Cosa firmate voi, cosa va da solo

Approvate voi, nel riepilogo delle 19 o subito in chat

I preventivi con i giorni proposti
Le proposte di lavori in più, prima che arrivino al cliente
L’auto pronta con il conto, e le fatture da inviare
I promemoria di revisione, tagliando e cambio gomme
I messaggi che il sistema non sa a quale cliente o auto collegare

Va da solo

Foto e vocali dei clienti, archiviati nel lavoro giusto
L’avviso via email per i messaggi urgenti, e il cruscotto con i numeri della giornata, che si aggiorna ogni ora e vi arriva per email alle 8
Il sì o il no del cliente ai lavori in più, registrato con testo e ora
La risposta a chi chiede «è pronta?», in base a che punto è il lavoro
La conferma dell’appuntamento e il promemoria del giorno prima
La bozza della fattura

Cosa c’è nel pacchetto

Tutto quello che serve per installarlo da soli, senza consulenze.

Lo schema
Il flusso completo, da mostrare anche a chi lavora con voi.
La skill per Claude o ChatGPT
Le istruzioni per l’assistente e i controlli automatici, in una cartella da caricare nel vostro Claude o ChatGPT.
Dal listino al conto
Il programma che calcola fasce, importi dei lavori in più, conti e scadenze, con esempi pronti per provarlo.
Le attività programmate
I testi da incollare nell’assistente: il controllo dei messaggi ogni ora, il riepilogo delle 19, le scadenze del lunedì e il cruscotto delle 8.
Messaggi e testi
Segreteria, messaggio automatico di WhatsApp, i messaggi per i clienti e una traccia di cosa dire nei vocali. Alcuni messaggi vanno fatti approvare da Meta, la società di WhatsApp.
La guida di installazione
Passo per passo, scritta per chi non è tecnico, con dati finti per provare tutto. Un capitolo a parte spiega il «premi 1»: chi chiama preme 1 e riceve un vostro messaggio WhatsApp.

Cosa vi serve

Account a nome dell’officina. I costi degli strumenti sono a parte, a consumo o con abbonamento mensile. Niente server da gestire.

Pezzo	Strumento	A cosa serve
Assistente AI	Claude o ChatGPT, con un piano a pagamento	Fa tutto il lavoro, anche a officina chiusa e con il computer spento
WhatsApp	L’app WhatsApp Business e un fornitore ufficiale di WhatsApp, che si collega al vostro assistente e vi lascia lo stesso numero sul telefono	Il numero resta sul telefono, l’assistente legge gli stessi messaggi
Email	Gmail o Outlook, collegati all’assistente	Avvisi urgenti, avviso quando il cliente dice sì, riepilogo delle 19
Agenda	Google Calendar o Outlook	Giorni liberi e appuntamenti
Documenti	Google Drive o OneDrive	Listino, fogli dei clienti e delle auto, foto e vocali
Trascrizione	ElevenLabs	I vocali in testo
Fatture	Il vostro programma di fatturazione elettronica	La bozza della fattura, poi l’invio allo SDI
Facoltativo	Twilio, con un numero mobile italiano	Chi chiama e non trova risposta preme 1 e riceve subito un vostro messaggio WhatsApp

Domande

E se il cliente risponde «ok» senza capire quanto costa?

La proposta dice sempre l’importo con IVA e chiede di rispondere SÌ o NO. Un «sì» o un «ok» valgono solo se arrivano dopo la proposta e sono chiari. Una domanda o un «sì ma…» non valgono: il sistema vi avvisa di chiamarlo.

Il prezzo lo decide il sistema?

No. Il sistema prende le voci dal vostro listino e calcola fasce e importi. Li approvate voi prima che partano, e il conto finale contiene solo quello che il cliente ha autorizzato.

Come sa quando scade la revisione?

Dalle date del foglio veicoli, con la regola del Ministero: la prima dopo 4 anni, poi ogni 2, entro la fine del mese. Se una data manca, il programma non la indovina e ve lo segnala.

Chi lo installa?

Voi, seguendo la guida: si carica la skill su Claude o ChatGPT, si collegano i connettori, si incollano le attività programmate e si registra la segreteria. Nessun server da gestire.