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Il rinnovo del pacchetto di sedute arriva prima che finisca.

Chi scrive la sera riceve in automatico, entro un’ora, le risposte che avete scritto voi e gli orari liberi, e conferma pagando la caparra. Prima di un laser il programma controlla che ci siano il consenso e il test della pelle. Quando una cliente arriva alla settima seduta su dieci, il rinnovo è già pronto. Le proposte di rinnovo e ogni messaggio nuovo li approvate voi, nel riepilogo di ogni giorno alle 13:30.

Come funziona, in uno schema

Tre strade che lavorano insieme, dentro Claude o ChatGPT. Su ognuna c’è un controllo che un programma può bocciare. Si firma in un punto solo.

Controllo che un programma può bocciare Il punto in cui firmate Le vostre correzioni diventano regole

Il problema

Chi scrive a un centro alle dieci di sera vuole sapere prezzo e orari: se la risposta arriva il giorno dopo, può aver già prenotato altrove. I pacchetti si contano a mano, e il rinnovo si propone quando l’ultima seduta è già fatta. Consensi e test della pelle stanno in un cassetto, e nessuno li controlla prima di accendere il laser.

I sei passi

01
Risposte che avete scritto voi

Cosa succede
La cliente scrive su WhatsApp, oppure su Instagram e viene portata su WhatsApp. Il sistema capisce che trattamento le interessa, se l’ha già fatto e quando può venire, e risponde con i testi che avete approvato: prezzo, durata, come funziona. Le domande su salute, gravidanza, farmaci o problemi della pelle vanno alla titolare.

Con cosa
L’app WhatsApp Business con un fornitore ufficiale, la risposta automatica dei messaggi di Instagram, Claude o ChatGPT per capire la domanda.

Il controllo
L’AI sceglie tra le vostre risposte, non ne scrive di nuove: il programma manda il testo così com’è. Le parole che riguardano la salute le cerca anche il programma, con una lista: basta uno dei due e la domanda passa alla titolare.

Dove si ferma
Se nessuna risposta va bene, la cliente riceve «vi richiama la titolare» e la domanda finisce nel riepilogo.
02
Orari, caparra, consenso

Cosa succede
Il sistema propone tre orari liberi dell’operatrice che fa quel trattamento, con l’apparecchio libero, e il link della caparra. Per laser, luce pulsata e i trattamenti che segnate voi, se mancano consenso o test della pelle propone prima quelli.

Con cosa
Google Calendar o Outlook, Stripe con un link di caparra per trattamento, i moduli di consenso che usate già.

Il controllo
L’appuntamento entra solo con la caparra confermata da Stripe. Per i trattamenti segnati, il programma controlla che ci siano il consenso firmato e il test della pelle fatto nei tempi che avete deciso voi.

Dove si ferma
L’orario resta tenuto per 2 ore, poi torna libero.
03
La scheda della seduta, dettata a voce

Cosa succede
Finita la seduta, l’operatrice manda un vocale: trattamento, zona, prodotti, impostazioni dell’apparecchio, come ha reagito la pelle. Il sistema lo trascrive, compila la scheda della cliente e calcola quando fare la seduta successiva.

Con cosa
WhatsApp, ElevenLabs per la trascrizione, Claude o ChatGPT per la scheda.

Il controllo
Ogni numero scritto nella scheda deve comparire nel vocale. Parole come bruciore, vescica o gonfiore fanno partire l’avviso alla titolare. La data della seduta dopo la calcola il programma, dagli intervalli che avete scritto voi.

Dove si ferma
Una scheda incompleta torna una volta all’operatrice, poi resta in rosso nel riepilogo.
04
Il rinnovo prima dell’ultima seduta

Cosa succede
Il programma conta le sedute fatte di ogni pacchetto, dall’agenda. Quando ne restano tre, o il numero che decidete voi, il sistema prepara il messaggio: quante sedute mancano, il prezzo del rinnovo e la prossima data già proposta.

Con cosa
La vostra agenda, il foglio dei pacchetti, Claude o ChatGPT per il testo, Stripe per il pagamento.

Il controllo
Le sedute le conta il programma, non l’AI. Sedute e prezzo scritti nel messaggio devono coincidere con il conteggio e con il listino; se agenda e foglio dei pacchetti non tornano, niente rinnovo e riga in rosso.

Dove si ferma
Un messaggio e un solo promemoria dopo 7 giorni. Parte solo col vostro sì.
05
Il voto e la recensione

Cosa succede
Il giorno dopo la seduta la cliente riceve il grazie con il link alla recensione e una domanda: «da 1 a 10, come sta la pelle?». Sotto il 7, o se racconta un fastidio, la titolare la richiama.

Con cosa
WhatsApp, con un testo che approvate una volta.

Il controllo
Il link alla recensione va a tutte, nello stesso messaggio e senza sconti in cambio: il programma non lo lega mai al voto.

Dove si ferma
Un fastidio o un voto basso restano in rosso nel riepilogo finché non segnate la telefonata.
06
Il riepilogo delle 13:30

Cosa succede
Nella pausa tra le sedute arriva una mail sola: rinnovi da proporre, domande passate alla titolare, clienti da richiamare, rimborsi di caparre. Rispondete «sì» riga per riga e partono solo quelli approvati, nel pomeriggio.

Con cosa
La vostra email.

Il controllo
Se correggete una risposta o un messaggio, la correzione entra nelle regole del centro e il sistema la usa dalla volta dopo.

Dove si ferma
Senza risposta non parte niente.

Cosa firmate voi, cosa va da solo

Firmate voi, nel riepilogo delle 13:30

Le proposte di rinnovo dei pacchetti
Ogni messaggio che non è un testo già approvato
Rimborsi e cancellazioni delle caparre

Va da solo

Risposte su prezzi, durata e orari, scelte tra i testi che avete approvato
Orari liberi e link della caparra
Appuntamenti in agenda quando Stripe conferma la caparra
Controllo di consenso e test della pelle prima dei trattamenti segnati
Schede delle sedute dai vocali delle operatrici
Grazie, voto e link alla recensione

Cosa c’è nel pacchetto

Tutto quello che serve per installarlo da soli, senza consulenze.

Lo schema
Il flusso completo, da mostrare anche alle operatrici.
La skill per Claude o ChatGPT
Le istruzioni del flusso e i controlli in codice, in una cartella da caricare nel vostro assistente.
Il contatore dei pacchetti
Il programma che conta sedute fatte e residue, scadenze e rinnovi, con i casi di prova.
Le attività programmate
Il testo pronto da incollare: un giro ogni ora e il riepilogo delle 13:30.
Risposte e moduli
Le risposte da approvare per i trattamenti più comuni, i testi da far approvare a Meta, la scheda della seduta.
La guida di installazione
Passo per passo, scritta per chi non è tecnico, con dati finti per provare tutto prima di usarlo con le clienti.

Cosa vi serve

Account a nome del centro. I costi degli strumenti sono a parte, a consumo o con abbonamento mensile. Niente server da gestire.

Pezzo	Strumento	A cosa serve
Assistente AI	Claude o ChatGPT, con un piano a pagamento	Fa girare il flusso, anche a computer spento
WhatsApp	L’app WhatsApp Business e un fornitore ufficiale con la coesistenza e il connettore per il vostro assistente. Con WhatsApp normale: l’esportazione delle chat	Il numero resta sul telefono, l’assistente legge gli stessi messaggi
Instagram	La risposta automatica dei messaggi di Meta, già inclusa nel vostro account	Porta su WhatsApp chi scrive su Instagram
Agenda	Google Calendar o Outlook	Orari delle operatrici e degli apparecchi
Pagamenti	Stripe	Caparre e rinnovi
Trascrizione	ElevenLabs	I vocali delle operatrici in testo
Email e documenti	Gmail o Outlook, Google Drive o OneDrive	Il riepilogo, i consensi firmati e le schede

Domande

Posso continuare a usare WhatsApp sul telefono?

Sì. Con WhatsApp Business (gratis, stesso numero, le chat restano) e la coesistenza di Meta, l’assistente legge gli stessi messaggi del telefono. Con WhatsApp normale funziona con un gesto in più: esportate la chat della cliente nella cartella del centro e il sistema la smista.

Risponde subito?

Il sistema lavora a giri di un’ora: entro un’ora arrivano prezzo, orari e link della caparra. Nel frattempo il messaggio di benvenuto di WhatsApp Business dice alla cliente che la risposta sta arrivando.

Risponde anche su salute e controindicazioni?

No. Le domande su salute, gravidanza, farmaci o problemi della pelle passano sempre alla titolare, e il sistema non promette risultati. Risponde solo con i testi che avete approvato.

Dove stanno i dati delle clienti?

Nei vostri account: WhatsApp, email, agenda, cartelle. Consensi e schede restano nelle vostre cartelle, e l’assistente li legge con i connettori del vostro piano Claude o ChatGPT.