Per le aziende Automazioni Call center

Chi in chiamata non ha firmato riceve una risposta al suo dubbio.

Ogni registrazione viene trascritta e analizzata. Per ogni chiamata vedete l’esito e l’obiezione del cliente, con le sue parole e il minuto in cui l’ha detta. Il messaggio sul dubbio parte solo se in chiamata il cliente ha accettato di riceverne, e solo dopo il vostro sì nel riepilogo delle 9. Ogni venerdì le tre obiezioni più frequenti diventano schede di formazione.

Come funziona, in uno schema

Tre strade che lavorano insieme, dentro Claude o ChatGPT. Su ognuna c’è un controllo che un programma può bocciare. Si firma in un punto solo.

Controllo che un programma può bocciare Il punto in cui firmate Le vostre correzioni diventano regole

Il problema

Un supervisore riesce ad ascoltare poche chiamate al giorno. Le obiezioni vere dei clienti e gli errori degli operatori restano nelle registrazioni che nessuno apre. Chi non firma al telefono viene richiamato a memoria, senza sapere cosa l’aveva frenato, e lo script non cambia mai.

I sei passi

01
Ogni registrazione, trascritta con i tempi

Cosa succede
Quando la chiamata finisce, la registrazione arriva nella cartella condivisa. Il sistema la collega all’operatore e al cliente, le dà un nome chiaro e la trascrive con il secondo esatto di ogni parola.

Con cosa
Il vostro centralino, Google Drive o OneDrive, ElevenLabs per la trascrizione.

Il controllo
Il programma collega ogni file alla chiamata giusta dall’elenco del centralino, scarta i doppioni e le chiamate troppo brevi, e le conta.

Dove si ferma
Ogni giro lavora un numero fisso di registrazioni, le altre aspettano il giro dopo. Se la coda supera un giorno di lavoro, il supervisore riceve un avviso.
02
Le quattro analisi, sempre nello stesso schema

Cosa succede
Per ogni chiamata: l’obiezione del cliente con le sue parole e il minuto, la risposta dell’operatore rispetto al vostro script, la temperatura del cliente, l’esito. Ogni chiamata diventa una riga nel foglio e aggiorna la scheda nel CRM.

Con cosa
Claude o ChatGPT, il vostro script, un foglio Google o Excel, il vostro CRM.

Il controllo
La frase dell’obiezione deve comparire parola per parola nella trascrizione, al minuto indicato. «Firmato» vale solo se lo dice il CRM o il servizio di firma, non la chiamata.

Dove si ferma
Una scheda bocciata si rifà una volta. Se il controllo boccia ancora, arriva in rosso nel riepilogo.
03
Chi non ha firmato riceve una risposta al suo dubbio

Cosa succede
Per chi non ha firmato, il sistema prepara un messaggio breve che risponde proprio alla sua obiezione, con il suo nome e quello dell’operatore. Su WhatsApp si usa il testo approvato da Meta per quel tipo di obiezione; per email, un testo scritto per lui.

Con cosa
Claude o ChatGPT per il testo, WhatsApp con un fornitore ufficiale, la vostra email.

Il controllo
Il messaggio parte solo se in chiamata il cliente ha detto sì a ricevere messaggi dalla vostra azienda: il programma cerca la frase e il minuto nella registrazione. Chi scrive STOP non riceve più niente.

Dove si ferma
Un messaggio per cliente, e nessuno parte senza il vostro sì.
04
La richiamata parte dal punto giusto

Cosa succede
Se dopo 24 ore il cliente non ha firmato, la richiamata entra nell’agenda dell’operatore con l’obiezione e il minuto accanto al nome. Se il cliente risponde al messaggio, l’operatore lo vede come oggi e trova il promemoria al giro dopo.

Con cosa
Il vostro CRM o il calendario degli operatori.

Il controllo
La firma la conferma il CRM o il servizio di firma elettronica, mai un messaggio.

Dove si ferma
Una richiamata. Poi il contatto passa a «perso» e il sistema non lo propone più.
05
Il venerdì: obiezioni contate e formazione

Cosa succede
Il programma conta le obiezioni e gli esiti della settimana. Il sistema prepara tre schede di formazione, una per ognuna delle tre obiezioni più frequenti: la frase vera del cliente, la risposta migliore sentita in settimana, la risposta proposta. E propone le modifiche allo script.

Con cosa
Claude o ChatGPT, il foglio delle chiamate.

Il controllo
I conti li fa il programma e devono tornare con le righe del foglio. Ogni frase citata nelle schede e nello script deve esistere in una chiamata della settimana.

Dove si ferma
Lo script nuovo entra in uso solo con il vostro sì.
06
Il riepilogo delle 9

Cosa succede
Ogni mattina alle 9 arriva una mail sola: i messaggi di recupero per le chiamate di ieri, le schede in rosso, le registrazioni da cancellare perché scadute. Rispondete «sì» riga per riga, o «sì tutto».

Con cosa
La vostra email.

Il controllo
Se correggete una scheda o un messaggio, la correzione entra nelle regole del call center e il sistema la usa dalla volta dopo.

Dove si ferma
Senza risposta non parte niente e non si cancella niente.

Cosa firmate voi, cosa va da solo

Firmate voi, nel riepilogo delle 9

I messaggi di recupero ai clienti
Lo script nuovo, prima che lo usino gli operatori
La cancellazione delle registrazioni scadute
Le schede bocciate dai controlli e le registrazioni da collegare

Va da solo

Trascrizione e analisi di ogni registrazione
Il foglio delle chiamate e le schede nel CRM
Le richiamate nell’agenda degli operatori, con l’obiezione accanto
Il promemoria all’operatore quando un cliente risponde
Gli STOP: quei numeri non ricevono più messaggi
Il report del venerdì

Cosa c’è nel pacchetto

Tutto quello che serve per installarlo da soli, senza consulenze.

Lo schema
Il flusso completo, da mostrare anche agli operatori.
La skill per Claude o ChatGPT
Le istruzioni del flusso e i controlli in codice, in una cartella da caricare nel vostro assistente.
I controlli delle analisi
Il programma che verifica frasi e minuti nella trascrizione, il consenso e i conti della settimana, con i casi di prova.
Le attività programmate
Il testo pronto da incollare: un giro ogni ora, il riepilogo delle 9 e il report del venerdì.
Testi e liste
I messaggi per tipo di obiezione da far approvare a Meta, la frase del consenso da mettere nello script, le categorie delle obiezioni.
La guida di installazione
Passo per passo, scritta per chi non è tecnico, con registrazioni finte per provare tutto prima di usarlo coi clienti.

Cosa vi serve

Account a nome dell’azienda. I costi degli strumenti sono a parte, a consumo o con abbonamento mensile. Niente server da gestire.

Pezzo	Strumento	A cosa serve
Assistente AI	Claude o ChatGPT, con un piano a pagamento	Fa girare il flusso, anche a computer spento
Centralino	Il vostro, con l’esportazione delle registrazioni e dell’elenco delle chiamate	Le chiamate da analizzare
Documenti	Google Drive o OneDrive	Registrazioni e foglio delle chiamate
Trascrizione	ElevenLabs	Il testo con il secondo esatto di ogni parola
CRM	Il vostro CRM collegato all’assistente, oppure un foglio	Schede dei clienti, esiti, richiamate
WhatsApp	Un fornitore ufficiale con il connettore per il vostro assistente	Messaggi di recupero e risposte dei clienti
Email	Gmail o Outlook, collegati all’assistente	Messaggi di recupero e riepilogo delle 9
Firma dei contratti	Il servizio di firma elettronica che usate già	Dice chi ha firmato davvero

Domande

Quante chiamate riesce a leggere?

Dipende dal piano del vostro assistente e dalla durata delle chiamate: lo misurate nella prova, con le vostre registrazioni. Il sistema lavora a lotti ogni ora e vi avvisa se resta indietro di più di un giorno.

Si possono valutare gli operatori?

Sì, se avete l’accordo previsto per usare le registrazioni sul lavoro. Senza, il sistema toglie nomi e voti degli operatori: restano le obiezioni, gli esiti e la formazione per tutti.

A chi arrivano i messaggi?

Solo a chi in chiamata ha detto sì a ricevere messaggi dalla vostra azienda: il programma cerca quella frase nella registrazione. Chi scrive STOP non riceve più niente.

Chi lo installa?

Voi, seguendo la guida: si carica la skill su Claude o ChatGPT, si collegano centralino, cartelle e connettori, si incollano le attività programmate. Nessun server da gestire.