Per le aziende Automazioni Agenzie di viaggi

La partenza di gruppo si apre quando ci sono abbastanza iscritti.

Chi scrive «Dubai» su WhatsApp entra nella lista di quella destinazione. Quando la lista arriva alla soglia che avete scelto, l’invito va prima a chi si è iscritto per primo. Il posto si blocca solo pagando la caparra, e saldi, documenti e convocazioni si preparano da soli. Niente parte senza il vostro sì: ogni giorno alle 18 ricevete un riepilogo e approvate riga per riga.

Come funziona, in uno schema

Tre strade che lavorano insieme, dentro Claude o ChatGPT. Su ognuna c’è un controllo che un programma può bocciare. Si firma in un punto solo, alle 18.

Controllo che un programma può bocciare Il punto in cui firmate Le vostre correzioni diventano regole

Il problema

Chi organizza viaggi di gruppo con una community ha la gente pronta prima di aprire le date. Un’agenzia spesso no: le richieste arrivano in chat e si perdono, e quando si apre una partenza non si sa a chi scrivere. Poi caparre, saldi e documenti si rincorrono uno per uno.

I sei passi

01
Chi scrive «Dubai» entra nella lista giusta

Cosa succede
Nei post e sul profilo chiedete di scrivere la destinazione su WhatsApp. Il sistema legge il messaggio, capisce destinazione, periodo e numero di persone, e mette il contatto nella lista di quella destinazione. Alla prima risposta chiede se vuole ricevere le date dei gruppi.

Con cosa
L’app WhatsApp Business collegata a un fornitore ufficiale, Claude o ChatGPT per leggere, un modulo per chi preferisce l’email.

Il controllo
La destinazione deve essere nel vostro elenco. Il consenso lo registra un programma, con data e ora: senza il sì, nessun invito. Chi scrive due volte resta un contatto solo.

Dove si ferma
Le domande su prezzi e posti non ricevono mai una risposta inventata: arrivano a voi nel riepilogo.
02
La partenza si apre quando la gente c’è già

Cosa succede
Compilate la scheda del viaggio: date, prezzo, posti, caparra, saldo, condizioni. Quando la lista di quella destinazione arriva alla soglia che avete scelto, il sistema prepara l’invito: prima a chi si è iscritto per primo, poi agli altri.

Con cosa
Claude o ChatGPT per il testo, WhatsApp con i testi approvati da Meta, email.

Il controllo
Il viaggio non si apre se nella scheda manca qualcosa: la scheda informativa del pacchetto, gli estremi della polizza, le condizioni di recesso. Prezzi, date e servizi dell’invito devono essere quelli della scheda.

Dove si ferma
Tre ondate al massimo, a 48 ore l’una dall’altra. Ogni ondata parte col vostro sì.
03
Il posto è bloccato quando la caparra è pagata

Cosa succede
Nell’invito c’è il link per la caparra. I posti li conta Stripe: il link si chiude da solo quando sono finiti, anche di notte. Chi arriva dopo entra in lista d’attesa, in ordine di arrivo.

Con cosa
Stripe, con il link di pagamento.

Il controllo
Il posto vale solo con il pagamento confermato da Stripe, mai con un «ho pagato» in chat. Alla data limite il programma confronta le caparre con il minimo di partecipanti.

Dove si ferma
Sotto il minimo la riga arriva in rosso: annullare e rimborsare lo decidete voi.
04
Saldi e documenti senza rincorrere nessuno

Cosa succede
Per ogni partecipante il sistema sa cosa manca: il saldo, i dati del documento, il consenso alle foto. Prepara i promemoria e il link del saldo per la scadenza scritta nella scheda. I dati dei documenti arrivano da un modulo, mai da WhatsApp.

Con cosa
Stripe per il saldo, Google Moduli o Microsoft Forms per i documenti, WhatsApp o email per i promemoria.

Il controllo
I nomi del modulo devono coincidere con quelli della prenotazione. La scadenza del documento deve superare il rientro di tutti i mesi che avete scritto per quella destinazione. I dati dei documenti non passano dall’AI.

Dove si ferma
Due promemoria, 7 e 2 giorni prima della scadenza. Poi la pratica passa a voi.
05
Prima di partire, tutti sanno tutto

Cosa succede
Dieci giorni prima della partenza il sistema scrive la convocazione: ritrovo, orari, cosa portare, numero dell’accompagnatore. Le domande dei partecipanti arrivano a voi già lette e raggruppate per viaggio, con una bozza di risposta.

Con cosa
Claude o ChatGPT per il testo, WhatsApp o email per l’invio.

Il controllo
Ogni data, ora e luogo del messaggio deve essere nel programma del viaggio. Oltre le 24 ore dall’ultimo messaggio del partecipante, il programma sceglie il testo approvato da Meta.

Dove si ferma
Nessun messaggio parte senza il vostro sì.
06
Il riepilogo delle 18

Cosa succede
Ogni giorno alle 18 arriva una mail sola: gli inviti da mandare, i link di caparre e saldi, i messaggi per i partecipanti, le domande a cui rispondere. Il lunedì ci sono anche i numeri per destinazione: interessati, invitati, caparre. Così sapete quale destinazione vende prima di bloccare i voli.

Con cosa
La vostra email.

Il controllo
Se correggete un testo, una lista o una scheda, la correzione entra nelle regole dell’agenzia e il sistema la usa dalla volta dopo.

Dove si ferma
Senza risposta non parte niente. I posti pagati restano bloccati.

Cosa firmate voi, cosa va da solo

Firmate voi, nel riepilogo delle 18

Gli inviti alle partenze, ondata per ondata
I link di caparre e saldi, i rimborsi e gli annullamenti
I messaggi ai partecipanti e ai contatti in lista
I post e i video, se usate la parte sui social

Va da solo

Lettura delle richieste e liste per destinazione
Registro dei sì e degli STOP
Blocco dei viaggi con la scheda incompleta
Conteggio dei posti e lista d’attesa
Controllo di nomi e scadenze dei documenti
Numeri per destinazione, ogni lunedì

Cosa c’è nel pacchetto

Tutto quello che serve per installarlo da soli, senza consulenze.

Lo schema
Il flusso completo, da mostrare anche a chi lavora con voi.
La skill per Claude o ChatGPT
Le istruzioni del flusso e i controlli in codice, in una cartella da caricare nel vostro assistente.
I controlli del viaggio
I programmi che fermano un viaggio con la scheda incompleta, contano posti e caparre e controllano nomi e scadenze dei documenti, con i casi di prova.
Le attività programmate
Il testo pronto da incollare: un giro ogni ora e il riepilogo delle 18.
Messaggi e moduli
I testi per contatti e partecipanti, compresi quelli da far approvare a Meta, la scheda del viaggio e il modulo dei documenti.
La guida di installazione
Passo per passo, scritta per chi non è tecnico, con un viaggio finto per provare tutto prima di aprire una partenza vera.

Cosa vi serve

Account a nome dell’agenzia. I costi degli strumenti sono a parte, a consumo o con abbonamento mensile. Niente server da gestire.

Pezzo	Strumento	A cosa serve
Assistente AI	Claude o ChatGPT, con un piano a pagamento	Fa girare il flusso, anche a computer spento
WhatsApp	L’app WhatsApp Business e un fornitore ufficiale con la coesistenza e il connettore per il vostro assistente	Il numero resta sul telefono, l’assistente legge gli stessi messaggi
Email	Gmail o Outlook, collegati all’assistente	Il riepilogo delle 18 e chi non usa WhatsApp
Pagamenti	Stripe	Caparre e saldi
Moduli	Google Moduli o Microsoft Forms	I dati dei documenti, fuori da WhatsApp
Documenti	Google Drive o OneDrive	Schede dei viaggi, liste e consensi
Calendario	Google Calendar o Outlook	Scadenze dei saldi e partenze
Social (facoltativo)	Lo strumento di pubblicazione che usate già	Solo se usate la parte sui contenuti

Domande

Posso continuare a usare WhatsApp sul telefono?

Sì. Con WhatsApp Business (gratis, stesso numero, le chat restano) e la coesistenza di Meta, l’assistente legge gli stessi messaggi del telefono. Il gruppo WhatsApp del viaggio resta solo sul telefono: per usarne foto e video basta esportare la chat nella cartella del viaggio.

Chi lo installa?

Voi, seguendo la guida: si carica la skill su Claude o ChatGPT, si collegano i connettori, si prepara il modulo dei documenti e si incollano le attività programmate. Nessun server da gestire.

E i contenuti per i social?

Sono una parte facoltativa. Il sistema scrive testi e didascalie dai dati veri del viaggio e usa foto e video dei partecipanti che hanno firmato il consenso. Niente che nell’hotel non c’è, etichetta sui contenuti fatti con l’AI, e si pubblica solo col vostro sì.

Dove stanno i dati dei clienti?

Nei vostri account: WhatsApp, email, cartelle, Stripe. I dati dei documenti stanno nel modulo e nel vostro foglio riservato, e l’AI non li legge: nomi e scadenze li controlla un programma.