Per le aziende Automazioni Affitti brevi

I documenti degli ospiti diventano il file per la Questura.

Un programma prepara e controlla il file per Alloggiati Web, il portale dove si comunicano gli ospiti alla Questura. Gli ospiti ricevono risposte prese dalla scheda della casa, nella loro lingua. Chi fa le pulizie chiude il turno con una foto per stanza, così un danno lo vedete in tempo. Il file lo caricate voi, e il codice della porta lo date all’arrivo. Ogni messaggio nuovo aspetta il vostro sì, nel riepilogo delle 9.

Come funziona, in uno schema

Tre strade che lavorano insieme, dentro Claude o ChatGPT. Su ognuna c’è un controllo che un programma può bocciare. Si firma in un punto solo.

Controllo che un programma può bocciare Il punto in cui firmate Le vostre correzioni diventano regole

Il problema

Il lavoro vero di un affitto breve è il telefono: wifi, parcheggio, «non trovo l’ingresso», a qualsiasi ora. Intanto i dati degli ospiti vanno alla Questura entro 24 ore dall’arrivo, l’imposta di soggiorno va contata e un danno scoperto tardi non si recupera più. Con più piattaforme, ogni cosa sta in un posto diverso.

I sei passi

01
Documenti degli ospiti, controllati prima della Questura

Cosa succede
Arriva una prenotazione e l’ospite riceve il benvenuto con il link per il check-in online, dove carica i documenti di tutti. Il sistema li legge, il programma prepara il file per Alloggiati Web e calcola l’imposta di soggiorno con le regole del vostro Comune.

Con cosa
Il vostro channel manager o le email delle piattaforme, un modulo di check-in online, Claude o ChatGPT per leggere i documenti, il generatore del file per la Questura.

Il controllo
I documenti devono essere tanti quanti gli ospiti della prenotazione, con tutti i campi compilati. Il file lo scrive il programma, riga per riga, con i codici ufficiali di comuni, stati e documenti: se un codice non esiste, il file non si crea.

Dove si ferma
Documenti incompleti: due solleciti all’ospite prima dell’arrivo, poi riga in rosso. Se il file non risulta caricato 6 ore prima della scadenza, vi arriva un avviso.
02
L’arrivo: riconoscimento e codice della porta

Cosa succede
La mattina dell’arrivo ricevete la scheda di ogni ospite in arrivo: documenti già controllati, ora prevista, codice della serratura valido solo dal check-in al check-out e messaggio d’arrivo già scritto. Riconoscete gli ospiti come chiede la regola in vigore e mandate il messaggio.

Con cosa
Una serratura smart con codici a tempo, collegata al channel manager o alla sua app, e la chat della piattaforma o WhatsApp.

Il controllo
Il programma controlla che inizio e fine del codice coincidano con le date della prenotazione e che nel messaggio ci sia proprio quel codice. Il codice non parte mai da solo: lo date voi, dopo il riconoscimento.

Dove si ferma
Se qualcosa non torna, la scheda dell’arrivo è in rosso e l’ospite lo accogliete di persona.
03
Le risposte agli ospiti, nella loro lingua

Cosa succede
Wifi, parcheggio, lavatrice, orario di uscita: l’ospite scrive e il sistema risponde con la scheda della casa che avete scritto voi, nelle lingue che avete approvato. Le domande nuove passano a voi.

Con cosa
La chat della piattaforma tramite il channel manager, WhatsApp per gli ospiti diretti, Claude o ChatGPT per capire la domanda.

Il controllo
L’AI sceglie tra le risposte della scheda, non ne inventa: il programma manda il testo approvato così com’è. Gas, acqua, «non riesco a entrare»: il programma le riconosce da una lista, manda all’ospite il testo d’emergenza con il vostro numero e vi avvisa.

Dove si ferma
Il sistema lavora a giri di un’ora. Per gli imprevisti di notte c’è un modulo facoltativo che vi chiama in pochi minuti.
04
Pulizie con le foto, danni in tempo

Cosa succede
Dopo ogni partenza chi pulisce riceve il turno su WhatsApp e chiude mandando una foto per stanza. Il sistema le confronta con quelle della pulizia precedente e, se vede un danno, prepara la richiesta di rimborso con foto e date.

Con cosa
WhatsApp per la squadra delle pulizie, Claude o ChatGPT per confrontare le foto.

Il controllo
Il programma controlla che ci sia una foto per ogni stanza della scheda, arrivata tra la partenza e l’arrivo dopo. La scadenza per chiedere il rimborso la calcola il programma, con un avviso 4 giorni prima.

Dove si ferma
Foto mancanti: un sollecito a chi pulisce, poi l’avviso a voi prima dell’arrivo successivo. La richiesta di rimborso la mandate voi.
05
Late check-out e notti libere

Cosa succede
Il programma guarda il calendario di tutte le piattaforme. Se il giorno della partenza nessuno arriva, prepara la proposta di late check-out con il prezzo che avete deciso. Le notti libere tra due prenotazioni vi vengono segnalate con il prezzo che la vostra regola propone.

Con cosa
Il calendario del channel manager, Stripe per gli ospiti diretti, la richiesta di pagamento della piattaforma per gli altri.

Il controllo
Niente late check-out se c’è un arrivo lo stesso giorno, niente prezzo sotto il vostro minimo. Due prenotazioni sovrapposte su piattaforme diverse vi arrivano subito, in rosso.

Dove si ferma
Proposte e prezzi partono solo col vostro sì.
06
Il riepilogo delle 9

Cosa succede
Ogni mattina una mail sola: gli arrivi del giorno, i file per la Questura da caricare, i late check-out da proporre, le notti libere, i danni, le domande nuove degli ospiti. Rispondete «sì» riga per riga e partono solo quelli approvati. Dopo ogni partenza parte da solo il grazie con il promemoria per la recensione, a tutti.

Con cosa
La vostra email.

Il controllo
Se correggete una risposta, un prezzo o un messaggio, la correzione entra nelle regole delle case e il sistema la usa dalla volta dopo.

Dove si ferma
Senza risposta non parte niente. I file per la Questura vi vengono ricordati finché non risultano caricati.

Cosa firmate voi, cosa va da solo

Decidete voi: nel riepilogo delle 9 o all’arrivo

Il codice della porta, che date voi dopo aver riconosciuto gli ospiti
Il caricamento del file su Alloggiati Web, con le vostre credenziali
Late check-out e prezzi delle notti libere
Le richieste di rimborso per i danni
Ogni messaggio che non è un testo già approvato

Va da solo

Benvenuto e link per il check-in online
Lettura dei documenti, file per la Questura e imposta di soggiorno
La scheda degli arrivi del giorno, con il codice della porta già pronto
Risposte dalla scheda della casa, nelle lingue che avete approvato
Turni delle pulizie e controllo delle foto
Grazie e promemoria per la recensione, a tutti gli ospiti

Cosa c’è nel pacchetto

Tutto quello che serve per installarlo da soli, senza consulenze.

Lo schema
Il flusso completo, da mostrare anche a chi pulisce e a chi vi sostituisce.
La skill per Claude o ChatGPT
Le istruzioni del flusso e i controlli in codice, in una cartella da caricare nel vostro assistente.
Il generatore per Alloggiati Web
Il programma che scrive e controlla il file per la Questura e calcola l’imposta di soggiorno, con i casi di prova.
Le attività programmate
Il testo pronto da incollare: un giro ogni ora e il riepilogo delle 9.
Scheda della casa e messaggi
Il modello da compilare con le risposte per gli ospiti, i testi da far approvare a Meta, il testo d’emergenza e il turno delle pulizie.
La guida di installazione
Passo per passo, scritta per chi non è tecnico, con dati finti per provare tutto. Dentro anche il modulo facoltativo per gli imprevisti di notte.

Cosa vi serve

Account a vostro nome. I costi degli strumenti sono a parte, a consumo o con abbonamento mensile. Niente server da gestire, salvo il modulo facoltativo per gli imprevisti.

Pezzo	Strumento	A cosa serve
Assistente AI	Claude o ChatGPT, con un piano a pagamento	Fa girare il flusso, anche a computer spento
Prenotazioni	Il channel manager che usate già, oppure le email e i calendari delle piattaforme	Prenotazioni e chat delle piattaforme in un posto
WhatsApp	L’app WhatsApp Business e un fornitore ufficiale con la coesistenza e il connettore per il vostro assistente	Ospiti diretti e squadra delle pulizie
Check-in online	Un modulo online, anche quello del channel manager	I documenti di tutti gli ospiti prima dell’arrivo
Questura	Le vostre credenziali di Alloggiati Web	Caricare il file degli ospiti
Serratura	Una serratura smart con codici a tempo	Un codice diverso per ogni soggiorno
Pagamenti	Stripe	Late check-out degli ospiti diretti
Email e documenti	Gmail o Outlook, Google Drive o OneDrive	Il riepilogo, i documenti, le foto delle pulizie
Pronto intervento (facoltativo)	n8n	Vi chiama in pochi minuti se un ospite scrive un’urgenza

Domande

Chi manda i dati alla Questura?

Voi, con le vostre credenziali di Alloggiati Web: il sistema prepara il file già controllato e vi ricorda la scadenza. Se il vostro gestionale li manda già, il sistema controlla solo che per ogni arrivo ci sia la ricevuta.

Posso fare il check-in senza incontrare gli ospiti?

Dipende dalla regola in vigore e dal vostro Comune: oggi il riconoscimento degli ospiti è richiesto. Il pacchetto prepara tutto prima, documenti, codice e messaggio d’arrivo, e il codice lo date voi dopo il riconoscimento.

E se un ospite resta chiuso fuori alle 3 di notte?

Il sistema lavora a giri di un’ora, quindi il vostro numero per le urgenze è in ogni messaggio e nella scheda della casa. Se volete una reazione in pochi minuti c’è il modulo facoltativo: riconosce il messaggio urgente, risponde all’ospite e vi chiama.

Funziona con Airbnb e Booking insieme?

Sì, con un channel manager o con le loro email e i loro calendari. Gli ospiti di ogni piattaforma vengono seguiti nella chat di quella piattaforma, come chiedono le sue regole; WhatsApp resta per gli ospiti diretti e per le pulizie.